Neustrukturiert im Homeoffice

Ihr Umzug ins Homeoffice, Matthias Förder:
Welche wichtigen Strukturen mussten Sie in Kürze aufbauen? Welche Schwierigkeiten brachte die Neuorganisation und von welchen bereits vorhandenen Strukturen haben Sie vielleicht schon profitiert?

Förder: Bereits vor der aktuellen Situation haben ein bis zwei Mitarbeiter einen Tag der Woche im Homeoffice gearbeitet. Von daher wussten wir schon einmal, welche technische Voraussetzung der PC oder Laptop haben muss. Dazu zählt für alle Rechner ein Dateienzugriff auf das Unternehmensnetzwerk via VPN oder der Zugriff über eine „virtuelle Maschine“. Natürlich ist es etwas anderes, wenn zwölf Mitarbeiter aus dem Homeoffice auf den Server zugreifen, als nur ein oder zwei. Hier gab es zu Beginn noch ein paar Probleme. Deshalb hat jeder Mitarbeiter seine Projektdaten auf die interne Festplatte seines Rechners kopiert, um einer möglichen Überlastung des Servers vorzubeugen und diesen zu entlasten. Darüber hinaus haben wir unsere Internetleitung über ein Upgrade verbessert, um eine möglichst hohe Upload-Geschwindigkeit zu erlangen. Wir kauften Prepaid Handys für die telefonische Erreichbarkeit, sowie „Kleinteile“ wie Netzwerkkabel und Mehrfachsteckdosen. Zusätzlich mussten die Mitarbeiter erstmal schauen, ob und wie Sie ein Homeoffice in Ihrer Wohnung einrichten können.  

Austausch mit Auftraggebern:
Welche Themen waren und sind für reibungslose Abläufe dringend? Wo sehen Sie mögliche Konflikte für die nächsten Wochen?

Förder: Wir haben alle Auftraggeber angerufen, um mit Ihnen die aktuelle Lage und das weitere Vorgehen zu besprechen. Dazu zählen zum Beispiel Besprechungstermine via Telefonkonferenz und die gemeinsame Überlegung, wie man auf der Baustelle mit der Situation umgeht.  Zu Konflikten kann es kommen, wenn Abstimmungen aus irgendwelchen Gründen nicht mehr möglich sein sollten und wir deshalb nicht mehr am Projekt weiterarbeiten können. Die genauen Auswirkungen lassen sich aber erst in den nächsten Wochen abschätzen.

Welche Unterstützung von außen erwarten oder brauchen Sie als mittelständisches Unternehmen und Planungsbüro und wo finden Sie diese?

Förder: Da sich die genauen Auswirkungen noch nicht abschätzen lassen, sollte man sämtliche Möglichkeiten und Maßnahmen kennen, die zur Verfügung stehen - damit man diese im Ernstfall möglichst schnell in die Wege leiten kann.Beistand finden wir generell bei den zuständigen Behörden. Außerdem informieren die Architektenkammern und Fachmedien über diverse Themen zur aktuellen Corona-Krise. Auch der BDLA unterstützt und hält demnächst ein Online-Seminar für seine Mitglieder ab.Darüber hinaus ist der enge Kontakt zum Steuerberater erforderlich – zum einen, um gemeinsam Liquiditätsengpässe über Steuerstundungen entgegenzuwirken, zum anderen, um die dafür vorgesehenen Bundes- und Landesmitteln zu beantragen.